Guía: paso a paso para la mejor estrategia de formación digital

¿Qué es el microlearning?

El microlearning o microaprendizaje hace referencia a una metodología de formación y aprendizaje basada en dividir los contenidos de un tema específico en pequeñas unidades de aprendizaje a corto plazo. Esta modalidad educativa ofrece cápsulas de contenido para que los alumnos lo consuman de acuerdo con su disponibilidad y conveniencia.

En un escenario de horarios tan ocupados y de periodos de atención tan cortos como en el que vivimos, el microlearning se ha convertido en una alternativa de formación efectiva para las empresas que buscan adquirir nuevas competencias para su equipo o mantener actualizadas las habilidades duras y blandas de sus colaboradores.

A continuación, algunos ejemplos de formatos de microlearning:
- Texto (frases y párrafos cortos)
- Imágenes (fotos, infografías e ilustraciones
- Videos (de corta duración)
- Audio (podcasts y notas cortas de voz)
- Quizes y tests rápidos
- Juegos y trivias

Microlearning vs e-learning

E-learning hace referencia a un conjunto de plataformas de gestión de aprendizaje basadas en internet. En otras palabras, son aplicaciones online que permiten impartir programas de formación y desarrollo sin recurrir a la modalidad presencial.

Estos sistemas también permiten automatizar tareas, documentar el avance de los cursos, hacer seguimiento a los alumnos y calificar su desempeño.

Aunque el microlearning es parte de esta modalidad de aprendizaje, puesto que se basa en la tecnología y el internet para entregar el contenido a los alumnos, es mucho más rápido y efectivo debido a la división de los temas en cápsulas de corta duración y en diferentes formatos, lo cual lo hace más fácil de
consumir, comprender y evaluar.

Mientras que una unidad de contenido de un e-learning puede venir en un formato de video de 80 minutos y un PDF de 50 páginas, en el microlearning ese contenido puede dividirse en videos cortos de
menos de 10 minutos que los alumnos pueden ver en su celular en cualquier momento que tengan disponible en su jornada laboral.

¿Cómo mejorar la estrategia de formación digital de tu empresa a
través del microlearning?

1. Analiza la situación actual de tu empresa:¿Cuáles son las necesidades de capacitación?

Antes de adoptar una estrategia de microlearning, es importante realizar un diagnóstico de las necesidades de capacitación y formación que tienen tus colaboradores.

Para ello, es necesario contar con la participación directa del equipo e involucrarlos para definir cuáles son las habilidades y competencias que ellos requieren adquirir o actualizar para mejorar
su desempeño, optimizar su productividad e impactar positivamente en el cumplimiento de sus tareas y proyectos.

Una encuesta donde puedan participar todos los colaboradores de tu empresa es una buena forma de fomentar la participación y llegar a conclusiones objetivas basadas en datos.

Posteriormente, es clave reunirse con el equipo de líderes de la organización, hacer este mismo diagnóstico y cruzar los resultados con la opinión de los colaboradores y los lineamientos de la
cultura organizacional de la compañía.

De esta manera, y luego de haber involucrado a todos los actores de la empresa, se podrá llegar a conclusiones apropiadas en cuanto a formatos, presupuesto, tiempos y necesidades de contenidos para así pasar a elegir un proveedor adecuado que pueda cumplir con esos requerimientos específicos para tu compañía

2. Escoge un público objetivo

Antes de desplegar un plan de microlearning que cubra la  capacitación y formación de todos los colaboradores de tu empresa, es recomendable elegir un grupo específico de personas para hacer un piloto y observar cómo se comportan frente a este nuevo formato de aprendizaje.

Es importante evaluar todos los aspectos del programa en esta fase de prueba para aprovechar las oportunidades de mejora y consolidar las fortalezas identificadas. El tipo de contenido, los formatos, la duración de los mismos, el tiempo necesario para consumirlos, la forma de evaluación y el acompañamiento de mentores especializados son cruciales para elegir al proveedor de microlearning perfecto para tu compañía.

Después de elegir este público objetivo, que puede incluir colaboradores de diferentes áreas de la compañía, y evaluar los resultados, podrás decidir con cuáles equipos de la compañía vas a
empezar a desplegar tu estrategia completa de microlearning hasta pasar a cubrir a todos los empleados de la organización.

3. Establece objetivos concretos

El plan de formación que quieras brindar a tus colaboradores a través del microlearning debe tener unos objetivos concretos que permitan orientar los formatos y contenidos para cumplir
con esas expectativas.

Si lo que quieres es mejorar la productividad de tus equipos un 10% en el primer trimestre del programa, entonces debes elegir cuidadosamente las competencias que quieres fortalecer para
lograr ese objetivo. Por ejemplo, para este caso podrías habilitar cursos de gestión efectiva del tiempo, responsabilidad, trabajo en equipo, metodologías ágiles de trabajo, entre otros.

Otro aspecto clave a la hora de tener éxito con los objetivos concretos de un plan de formación para tu equipo es evaluar el desempeño y cuantificar el aprendizaje. Después de terminar
los contenidos, los colaboradores deben estar en capacidad de demostrar lo aprendido y ponerlo en práctica en su día a día en la empresa. 

Evaluar la calidad del contenido y de los formatos también es muy importante para optimizar continuamente el programa de formación y entregar la mejor capacitación posible a todos
los miembros del equipo.

4. Define las temáticas que harán parte del plan

El plan de formación que quieras brindar a tus colaboradores a través del microlearning debe tener unos objetivos concretos que permitan orientar los formatos y contenidos para cumplir
con esas expectativas.

Si lo que quieres es mejorar la productividad de tus equipos un 10% en el primer trimestre del programa, entonces debes elegir cuidadosamente las competencias que quieres fortalecer para
lograr ese objetivo. Por ejemplo, para este caso podrías habilitar cursos de gestión efectiva del tiempo, responsabilidad, trabajo en equipo, metodologías ágiles de trabajo, entre otros.

Otro aspecto clave a la hora de tener éxito con los objetivos concretos de un plan de formación para tu equipo es evaluar el desempeño y cuantificar el aprendizaje. Después de terminar los contenidos, los colaboradores deben estar en capacidad de demostrar lo aprendido y ponerlo en práctica en su día a día en la empresa. 

Evaluar la calidad del contenido y de los formatos también es muy importante para optimizar continuamente el programa de formación y entregar la mejor capacitación posible a todos los miembros del equipo.

5. Determina el canal de distribución de tu contenido

Después de definir el público objetivo y las temáticas que van a hacer parte del programa de formación, se debe elegir el canal a través del cual se van a entregar los contenidos a los colaboradores que van a hacer parte del plan.

En este contexto, aplicaciones como WhatsApp aparecen como uno de los canales más efectivos para el microlearning, puesto que permiten interactuar en tiempo real con los alumnos, entregarles contenido de calidad en pequeñas cápsulas y diferentes formatos, mantener una comunicación abierta y fluida, comunicarles novedades importantes y resolver dudas y preguntas.

Por la facilidad de acceder a WhatsApp, este canal es ideal para enviar microcontenido a los alumnos. La tasa de apertura de sus mensajes está alrededor del 90%, lo que garantiza casi en su totalidad la visualización del contenido. Las cápsulas de
contenido en textos y videos cortos son ideales para mantener enganchados a los alumnos con el temario del curso.

6. Evalúa y elige el proveedor que entienda tus objetivos

El proveedor que elijas para implementar el plan de formación de tu empresa es clave para el éxito de la estrategia. Por ello, debes
evaluar cuidadosamente la oferta, beneficios y limitaciones de cada uno de los proveedores que vayas a tener en cuenta a la hora de tomar la decisión final.

No se trata solamente de evaluar el contenido que ofrecen, sino los formatos, el tipo de acompañamiento que brindan a los alumnos
y los canales a través de los cuales entregan el contenido. Como lo decíamos antes, canales de mensajería instantánea y cápsulas de contenido cortas son la combinación ideal para un programa de microlearning.

Además, el tipo de acompañamiento que la empresa brinde a tus colaboradores es vital para el éxito de la estrategia. Un proveedor que solamente ofrezca el contenido, pero no tenga mentores al servicio de los alumnos, no va a ayudar a cumplir con los objetivos de tu plan de formación.

Aunque el microlearning se vale de la tecnología y los canales digitales, el factor humano es necesario para lograr la mezcla correcta que permita ayudar a los equipos a comprender el
contenido y ponerlo en práctica en su trabajo.

7. Analiza los resultados

Después de terminar de ejecutar el plan de formación, debes pasar a la fase de evaluación y análisis de los resultados. Esto te permitirá entender cómo fue el desempeño de los colaboradores, cómo
interactuaron con el contenido, con los formatos, cuánto tardaron para consumirlos y cómo fue la relación con sus mentores.

Toda esta información te va a permitir identificar y entender claramente cuáles fueron las fallas y los aciertos del programa. De esta manera, podrás definir un plan de acción de mejoras, hacer los
ajustes necesarios y continuar con tu programa de microlearning para entregar el mejor contenido posible a tu equipo, mejorar sus competencias y fomentar el compromiso y satisfacción con su trabajo.