El organigrama de una compañía es una herramienta fundamental para el funcionamiento de la organización y para la estructuración y el desarrollo de los planes del área de Recursos Humanos.
Generalmente se representa gráficamente en una estructura jerárquica que incluye todos los niveles, cargos y personas que los ocupan dentro de la empresa. El organigrama ayuda a entender cómo están organizados los departamentos de la compañía, quiénes son los líderes de cada uno y quiénes son los colaboradores que hacen parte de cada equipo.
Este esquema permite coordinar correctamente las estrategias, acciones, iniciativas y tareas que debe completar cada miembro de la empresa para cumplir con los objetivos esperados.
Tipos de organigramas
Antes de comenzar a crear un organigrama, es importante conocer los diferentes tipos de organigramas que puede tener una empresa. Cada empresa cuenta con una cultura y clima laboral único. Esto hace que hayan infinitas formas de estructuras organizativas y por ende diferentes tipos de organigramas que reflejen la forma de trabajar de estas organizaciones.
Por un lado existen los tipos de organigramas más formales cómo el organigrama vertical u organigrama jerárquico en el que se estructura el organigrama en base a las cadenas de mando y los niveles de jerarquía existentes.
Por otro lado, están los tipos de organigramas más flexibles y que reflejan una cultura organizacional con flexibilidad en mandos y niveles jerárquicos. Entre estos está el organigrama horizontal, el organigrama matricial o el organigrama circular.
Pasos para crear el organigrama de tu compañía
Crear el organigrama de tu empresa puede parecer algo muy simple, pero es necesario cumplir ciertos pasos para hacerlo correctamente y tener clara la cadena de mando, los cargos de los colaboradores, sus funciones y la forma como se relacionan entre sí.
Estos son los pasos para crear un organigrama para tu empresa:
- Establece liderazgos y jerarquías
Lo primero es entender cuáles son las responsabilidades y funciones de cada colaborador de tu empresa, de esta manera podrás identificar fácilmente quienes toman las decisiones y quienes dependen de esas decisiones para hacer su trabajo.
Aunque cada vez son más las compañías con estructuras horizontales, siempre hay un líder en cada equipo o departamento que debe responder por las acciones, logros y errores de su equipo directo. Establecer quiénes son esos líderes permite empezar a construir tu organigrama.
- Define los departamentos/áreas
Establecer cuáles son los departamentos que forman tu empresa es clave para crear tu organigrama. Aunque existen ciertas áreas que están presentes en todas las organizaciones, como por ejemplo recursos humanos, contabilidad o mercadeo, no todas las empresas se dividen de la misma forma y no todas cuentas con los mismos departamentos.
La definición de liderazgos y jerarquías lleva a entender cuáles son los equipos que existen al interior de tu empresa y, por ende, de los departamentos que la conforman. Las diferentes áreas pueden operar independientemente o de forma conjunta, como por ejemplo las secciones de ventas y de mercado en algunas empresas.
El organigrama permite determinar claramente el funcionamiento y la relación de cada departamento de tu organización.
- Apóyate en los líderes de cada área
Para crear el organigrama correctamente, debes apoyarte en los líderes de cada departamento. Esto permitirá detectar con precisión cuáles son las tareas de cada miembro del equipo y si algunas se superponen con las de otra persona.
Con esta información es posible organizar los cargos que existen en cada departamento y mapear los diferentes niveles que ocupan, ya sean estratégicos, tácticos u operacionales, lo que permite entender que colaboradores reportan a otros, quienes toman decisiones en el equipo y quienes comparten funciones y responsabilidades con sus compañeros.
- Empieza desde la dirección hacia abajo
La mejor forma de crear tu organigrama es empezando por el Gerente o CEO de tu empresa porque esto te permite identificar rápidamente cuáles son las personas que le reportan directamente, lo que a su vez permite identificar los departamentos que lideran cada uno de ellos y la forma como se relacionan entre sí.
Luego de mapear los líderes de departamento, puedes empezar a bajar fácilmente para identificar las posiciones intermedias que tienen personas a cargo hasta llegar al nivel más operativo que está en la base de la compañía. De esta forma, obtendrás un organigrama correctamente organizado por niveles y podrás tomar mejores decisiones para ajustarlo o reestructurarlo.
- Incluye a todos tus colaboradores
La única forma de obtener una fotografía completa de tu compañía es incluyendo en el organigrama a todos los colaboradores que hacen parte de ella. Sola así podrás tener una visión 360 de todos los cargos que conforman los diferentes departamentos de tu empresa y de quienes los ocupan.
Un organigrama completo también es clave para que todos las personas entiendan claramente su posición dentro de la compañía, sus líderes, compañeros y colaboradores e identifiquen cuáles son sus posibilidades de ascender.
El organigrama es una herramienta de transparencia para todos en la empresa y es fundamental para crear planes de formación y capacitación que se adapten a las necesidades de cada uno de los colaboradores, equipos y departamentos de tu organización.
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